1. Begrüßung, Wahl der Versammlungsleitung, Feststellung Beschlussfähigkeit, Protokollführung
2. Bericht des Vorstandes
3. Bericht der Kassenprüfer
4. Aussprache und Entlastung des Vorstandes
5. Wahl des Vorstandes und der Kassenprüfer*innen
6. Wahl von Landes- und Bundesdelegierten 2021
7. Beschlussfassung über Anträge
8. Beschluss über den Haushalt 2020 und 2021
9. Ausblick auf das kommende Jahr

Möchtest du die Verkehrswende in Südbaden aktiv mitgestalten? Möchtest du in den nächsten zwei Jahren mitentscheiden, welche Schwerpunkte der VCD Regionalverband Südbaden e.V. setzt? Dann freuen wir uns über eine Kandidatur für einen der Vorstandsposten. Mit ausschließlich Männern ab 55 Jahren haben wir im jetzigen Vorstand zwar viel verkehrspolitische Erfahrung versammelt – dass aber jüngere durchaus viel frischen Wind bringen können, zeigt uns seit einem Jahr unser neuer Geschäftsführer Fabian Kern. Insofern freuen wir uns über deine Kandidatur besonders, wenn du jünger und/oder weiblich bist!

Übrigens: Wenn du kandidierst, wirst du bei der Auswahl der Vor-Ort-Teilnehmer*innen (s.u. (Anmeldung zur) Vor-Ort-Teilnahme) bevorzugt behandelt, damit du Gelegenheit bekommst, dich in Freiburg der Versammlung vorzustellen. Eine Vorstellungs-Rede ist aber selbstverständlich auch Online möglich.

Wir (der Vorstand) bringen in der Mitgliederversammlung einen Satzungsänderungsantrag ein. Dieser umfasst vor allem folgende Änderungen:

• Statt schriftlicher Einladungen zur Mitgliederversammlung wird künftig nur noch die
  Textform verlangt. Damit wird auch eine Einladung per E-Mail zulässig. Die damit verbundene Kostenersparnis hilft uns bei der inhaltlichen Arbeit. Mitglieder, von denen uns keine E-Mail-Adresse bekannt ist, werden weiterhin schriftlich eingeladen.
• Es werden Mitgliederversammlungen zulässig, bei denen Mitglieder über elektronische Medien an der Versammlung teilnehmen. Dies ist für dieses und voraussichtlich auch nächstes Jahr ohnehin durch die Covid-19-Gesetzgebung zulässig. Wir wollen das dauerhaft ermöglichen, weil wir dies bei der Größe unseres Verbandsgebietes für vorteilhaft halten.
• Vorstandsmitglieder bleiben bis zur Neuwahl im Amt. Bisher sieht die Satzung eine Amtszeit von zwei Jahren vor. Wenn – aus welchen Gründen auch immer – nach zwei Jahren keine Wahl stattfindet endet nach der jetzigen Regelung automatisch die Amtszeit des Vorstandes und er Verband wird handlungsunfähig. Dies wäre ohne die Covid-19-Gesetzgebung in diesem Jahr im Frühjahr eingetreten. Entsprechendes Regelungslücken wollen wir künftig vermeiden. Dies entbindet den Vorstand nicht davon, nach zwei Jahren Wahlen abhalten zu lassen (zumindest falls nicht, wie in diesem Jahr äußere Umstände ihn davon abhalten).
• Der Vorstand beschließt eine Versammlungsordnung: Auf diese Weise können die Regeln gerade für Online-Versammlungen leicht beschlossen und angepasst werden, ohne dass für jede Korrektur eine Satzungsänderung erforderlich wäre.

Link zur aktuell gültigen Satzung von 2016

Eine wichtige und dringende Bitte: für unseren jährlichen Rundbrief mit Einladung zur Mitgliederversammlung geben wir mittlerweile ca 2000 € aus, davon betrifft weit mehr als die Hälfte Versandkosten. Wenn wir von den meisten unserer Mitglieder E-Mail-Adressen hätten, könnten wir für die Einladungen beträchtlich Geld einsparen. Darum bitten wir dich:

• Wenn du dich zur Mitgliederversammlung anmeldest, füge biitte folgenden Satz deiner Anmeldung hinzu: “Ich stimme zu, dass der Verkehrsclub Deutschland (VCD) meine Mail-Adresse auch für künftige Einladungen zu Mitgliederversammlungen verwendet und dafür, dass der VCD mich von Zeit zu Zeit über die Arbeit für die Verkehrswende informiert." Ohne ausdrückliche Erlaubnis von dir, dürfen wir eine E-Mailadresse, die wir von dir im Zusammenhang mit deiner Anmeldung erfahren haben, ausschließlich im Zusammenhang mit dieser Mitgliederversammlung 2020 verwenden.
• Wenn du dich nicht zur Mitgliedervesammlung anmdeldest ist es für uns einfacher, wenn du dein Einverständis direkt an unsere zentrale Mitgliederverwaltung mitgliederservice[at]vcd.org schickst.

Wegen der pandemiebedingten Einschränkungen können wir bei der Mitgliederversammlung vor Ort nur eine beschränkte Zahl von Personen zulassen. Daher empfehlen wir dringend eine Anmeldung bis zum 1. Oktober. Sollten sich bis dahin mehr Personen angemeldet haben, als wir einlassen dürfen, werden wir wie folgt vorgehen: der jetzige Vorstand, die Kassenprüfer*innen sowie der Geschäftsführer sind auf jeden Fall zur Vor-Ort-Versammlung zugelassen. Darüberhinaus werden Bewerber um Vorstandsämter bevorzugt, die ihre Bewerbung bis zum 1. Okbober anmelden. Im übrigen werden wir nach dem hier beschriebenen Verfahren die freien Plätze vergeben. Sollten Anfang Oktober noch Plätze frei sein, werden auch spätere Anmeldungen oder spontan zur Versammlung erscheinende noch berücksichtigt, sofern organisatorisch sinnvoll machbar.

Zur Anmeldung bitten wir um Namen und Adressangabe. Falls sich mehrere zusammenlebende Menschen gemeinsam anmelden, die untereinander keine Abstandsregeln einhalten müssen, ist diese Angabe ebenfalls hilfreich. Wenn du eine juristische Person vertrittst, die bei uns Mitglied ist, solltest du diese ebenfalls angeben. Dies gilt unabhängig davon, ob dich per E-Mail an freiburg[at]vcd.org oder per Telefon unter 07 61 / 76 99 88 50 auf den Anrufbeantworter sprichst. Für evlt. Rückfragen ist aber in beiden Fällen die Angabe von E-Mail-Adresse und Telefon hilfreich! Du kannst natürlich auch während der Geschäftszeiten (Di+Fr 14-17 Uhr) ins Büro kommen oder per Telefon mit unserem Mitarbeiter sprechen. 

Noch ein Hinweis: In der Versammlung werden Kameras aufgestellt, damit auch online-Teilnehmer, die jeweils Redenden sehen können. Wir werden jedoch keine Aufzeichnung der Aufnahmen vornehmen.

Für die Anmeldung zur Online-Teilnahme benötigen wir in jedem Fall eine Anmeldung per E-Mail an freiburg[at]vcd.org. Wir senden dir dann die Zugangsdaten für die Mitgliederversammlung zu. Bitte gib uns – wie bei der Vor-Ort-Teilnahme – Name und Adresse an. Falls du eine juristische Person vertrittst, ist auch diese Angabe wichtig. Zusätzlich ist die Angabe eine Telefons für evtl. Rückfragen hilfreich!.

Auch wenn es bei der Online-Teilnahme keine Beschränkungen in der Anzahl gibt, bitten wir dringend um eine Anmeldung bis zum 1. Oktober, damit wir ausreichende Vorbereitungszeit haben. Bei kürzerfristiger Anmeldung können wir eine Teilnahme nicht garantieren, versuchen sie aber zu ermöglichen.

Als Software kommt BigBlueButton zum Einsatz, als Browser wird hierfür Chrome oder Firefox empfohlen. Für evlt. geheime Abstimmungen wird ein separates Tool verwendet werden.

Du kannst selbst entscheiden, ob du in der Versammlung gesehen werden können möchtest. Wenn du dich in der Versammlung zu Wort meldest und sprichst, freuen wir uns, wenn wir auch dein Gesicht dazu sehen können!

Die für die Anmeldung erhobenen Daten benötigen wir zur Durchführung der Mitgliederversammlung. Neben der reibungslosen Abwicklung sind wir auch verpflichtet festzustellen welche Mitglieder an der Mitgliederversammlung teilnehmen. Daher benötigen wir auch die Daten zum Abgleich mit dem Mitgliederverzeichnis, damit wir feststellen können, welche Teilnehmer tatsächlich zu unseren Mitgliedern gehören und somit abstimmungsberechtigt sind.

Es wird eine Teilnehmerliste der Mitgliederversammlung erstellt Wer sich zwar anmeldet, aber dann doch nicht teilnimmt, wird auf der Teilnehmerliste nicht erscheinen. Auf der Teilnehmerliste werden die Informationen Name, Anschrift ggf. vertretene juristische Person erfasst, sowie die Frage, ob es sich um ein Mitglied des VCD Regionalverband Südbaden e.V. handelt. Bei Online-Teilnehmer*innen wird zusätzlich zu Prüfugszwecken die verwendete E-Mail-Adresse erfasst. Die Teilnehmerliste wird nach der Versammlung ausgedruckt und von der Versammlungsleitung unterzeichnet und zu den Akten genommen. Sie steht dort für Prüfungszwecke durch Behörden zur Verfügung.

Darüber hinaus gehende Anmeldedaten, sowie die Anmeldedaten von Personen, die dann doch nicht teilgenommen haben, sowie etwaige digitale Fassungen der Teilnehmerliste werden noch mindestens einen Monat nach der Mitgliederversammlung zu Prüfungszwecken aufbewahrt und danach gelöscht, sofern nicht erkennbar ist, dass die Daten noch benötigt werden.