Auswahlverfahren Vor-Ort-Teilnahme Mitgliederversammlung

Für die Mitgliederversammlung 2020 kann wegen der Hygiene-Bestimmungen im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie nur eine beschränkte Anzahl von Teilnehmern an der Vor-Ort-Versammlung zugelassen. Für den Fall, dass mehr Mitglieder an der Vor-Ort-Versammlung teilnehmen wollen, als das Hygienekonzept des Raums zulassen, muss ein geeignetes Auswahlverfahren festgelegt werden. Es ist offensichtlich, dass das Verfahren so gesaltet sein muss, dass der Vorstand einen Einfluss auf die Auswahl nur nach objektiven, vorab festgelegten Kriterien festlegen darf. Insbesondere muss eine Bevorzugung oder Benachteiligung einzelner durch den Vorstand ausgeschlossen sein.

Hierzu wird folgendes Verfahren festgelegt:

1. Die aktuellen Vorstandsmitglieder, Kassenprüfer*innen und der Geschäftsführer haben unabhängig von einer Einladung ein Recht zur Vor-Ort-Teilnahme, es sei denn sie melden sich ausdrücklich ab.
2. Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung wird ein Datum angegeben, bis zu dem die Anmeldung erbeten wird (in diesem Fall 1. Oktober 2020).
3. Alle Anmeldungen werden mit Datum und Uhrzeit minutengenau erfasst. Zusätzlich wird die Eingangsreihenfolge erfasst (insbesondere falls mehrere Personen gleichzeitig in einer Mail oder einem Anruf angemeldet werden). Bei E-Mails gilt der Eingangszeitstempel der E-Mail. Bei Anmeldungen über den Anrufbeantworter gilt der Eingangsstempel der E-Mail des Anrufbeantworters. Bei Manueller Erfassung von Anmeldungen während der Öffnungszeiten des Büros durch den Mitarbeiter wird ebenfalls Datum, Uhrzeit auf einem Erfassungbogen erfasst.
4. Alle Anmeldungen werden in eine einheitliche Tabellenkalkulationsdatei übertragen. 
5. Nach einer Kulanzzeit von 24 h vor der am die festgestellt, wie viele Anmeldungen eingegangen sind (in diesem Fall: Stichzeitpunkt 2. Oktober 24:00 Uhr).
6. Von der Datei mit der Liste der Anmeldungen wird der sha-512-Hash gebildet und in einer E-Mail an vorstand@vcd-suedbaden.de versendet. Die entsprechende Datei wird vor der weiteren Verarbeitung zu Dokumentationsszwecken in ein Verzeichnis kopiert, in der sie nicht mehr verändert wird. Dies kann durch Überprüfung mit dem sha-512-Hash jederzeit überprüft werden.
7. Sofern entsprechend dem Hygienekonzept nicht alle Anmeldungen der Liste berücksichtigt werden können, werden die in der Liste eingetragenen Anmeldungen werden in zwei Gruppen geteilt: (a) Diejenigen Mitglieder, die ihre Kandidatur für ein Vorstandsamt angemeldet haben und (b) die übrigen Anmeldungen (Mitglieder wie Nicht-Mitglieder). Falls von der Gruppe (a) nicht alle berücksichtigt werden können, wird die Auswahl nach dem im folgenden beschriebenen Verfahren bestimmt. Entsprechendes gilt, für die Mitglieder der Gruppe (b)
8. Es wird eine Text-Datei gebildet in der durch Tabulatoren getrennt in der ersten Spallte das Datum (formatiert mit MonatTag-StundeMinute; jeweils zweistellig) in der zweiten Spalte die Eingangsreihenfolge (als Zahl, beginnend mit 1) und in den weiteren Zeilen beliebige weitere Informationen zur Anmeldung stehen (Beispielsweise wird in der Ersten Spalte für eine Anmeldung am 20. September und 7:09 Uhr der Wert “0920-0709” stehen.)
9. Das zur Reihenfolgebildung verwendete Hashverfahren wird in Abhängigkeit der Anzahl aller Anmeldungen (egal zu welcher der beiden Gruppen gehörig) modulo 5 ermittelt:
   • Bei Anzahl Anmeldungen modulo 5 = 0 → sha-1
   • Bei Anzahl Anmeldungen modulo 5 = 1 → sha-224
   • Bei Anzahl Anmeldungen modulo 5 = 2 → sha-256
   • Bei Anzahl Anmeldungen modulo 5 = 3 → sha-384
   • Bei Anzahl Anmeldungen modulo 5 = 4 → sha-512
10. Für jede Anmeldung wird für die Kombination aus dem entsprechend kodierten Datum mit der Zahl der Eingangsreihenfolge wird der entsprechende Hashwert gebildet und nach diesem sortiert. (Wenn es beispielweise 11 Anmeldungen gibt, ist das Verfahren sha-224. wenn die Elfte Anmeldung am 20. September und 7:09 Uhr kam, wäre aus dem Text ‘0920-070911’ der sha-224-Hash zu bilden → 5462e64f12c2aec1eb908916652d58259026db6b9f82bf63ee29980a. dies wird analog für alle Werte Anmeldungen der Gruppe gemacht und nach diesen Werten sortiert.)
11. In der Reihenfolge dieser Sortierung werden die Anmeldungen zugelassen, bis die Höchstzahl erreicht ist.
12. Falls unter den nicht berücksichtigten Anmeldungen (egal von welcher der beiden Gruppen) solche sind, die unter Einhaltung des Hygienekonzepts zugelassen werden können, weil die Betreffenden in einer Haushaltsgemeinschaft mit eine Person zu einer bereits zugelassenen Anmeldung leben, werden diese ebenfalls in der bestimmten Reihenfolge bis zur dafür möglichen Höchstzahl zugelassen.
13. Es werden alle Beteiligten über ihrer Zulassung oder Nicht-Zulassung per E-Mail informiert (Notfalls auch per Telefon).
14. Es wird auf mv2020.vcd-suedbaden.de bekanntgegeben, dass ob alle Vor-Ort-Anmeldungen berücksichtigt werden konnten.